Od 2026 roku zaszły istotne zmiany  dotyczące sposobu komunikacji z instytucjami publicznymi, w tym z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Od 1 stycznia korespondencja kierowana do ZUS-u za pośrednictwem platformy ePUAP nie jest już uznawana za skutecznie doręczoną. Do 11 marca Zakład honorował jednak korespondencję przesłaną w ten sposób, dlatego wnioski złożone za pośrednictwem ePUAP do tego dnia zostaną jeszcze rozpatrzone. 

Natomiast od 12 marca klienci indywidualni nie mogą już kontaktować się z ZUS-em za pośrednictwem platformy ePUAP.

- Pismo wysłane tą drogą – zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. – nie wywołuje skutków prawnych, co jest szczególnie istotne w kontekście zachowania terminów. Wnioski i pisma przesyłane przez ePUAP nie będą rozpatrywane - informuje  Katarzyna Krupicka, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa podlaskiego.

Tylko nieliczna korespondencja, taka jak wniosek o zmianę danych osoby zamieszkałej w Polsce, zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowanie z niego członków rodziny świadczeniobiorców, wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczącego świadczeń przyznanych przez ZUS, a także niektóre skargi i wnioski o informację publiczną przesłane tym kanałem przez podmioty niepubliczne, będzie nadal rozpatrywana.

Dlaczego wdrożono zmiany

Nowe zasady wprowadzono w celu ujednolicenia komunikacji z całą administracją publiczną. Zamiast platformy ePUAP dostępny jest system e-Doręczeń, który zapewnia  wyższy poziom bezpieczeństwa i przejrzystości oraz gwarantuje, że korespondencja trafi bezpośrednio do właściwego adresata.

W jaki sposób komunikować się z ZUS

Obecnie klienci ZUS-u mają do dyspozycji dwie oficjalne drogi elektronicznej komunikacji

1. e-Doręczenia, które zapewniają potwierdzenie nadania oraz odbioru i są prawnym odpowiednikiem listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
2. Portal eZUS, który pozostaje głównym kanałem kontaktu dla płatników składek, ubezpieczonych i świadczeniobiorców. Za jego pośrednictwem można składać wnioski, sprawdzać stan konta i odbierać decyzje.

Czy dostępne są inne formy kontaktu

Nadal  funkcjonuje korespondencja papierowa. Korzystają z niej przede wszystkim osoby, które nie używają elektronicznych form  kontaktu.

- Konsultanci infolinii ZUS są dostępni dla klientów od poniedziałku do piątku w godz. 7:00–18:00 pod numerem telefonu 22 560 16 00. Z pytaniem można także zwrócić się przez formularz kontaktowy na stronie zus.pl lub wysłać pytanie ogólne e-mail na adres [email protected]. Warto jednak pamiętać, że poczta elektroniczna nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa danych, dlatego nie należy przesyłać tą drogą informacji wrażliwych ani danych osobowych – wyjaśnia rzeczniczka.