Poradnik UZP: Kiedy i w jakim zakresie można zmienić umowę na dowóz dzieci do szkół

Urząd Zamówień Publicznych opublikował opracowanie dotyczące zasad wprowadzania zmian w umowach na dowóz dzieci do szkół w ramach zamówienia publicznego. Dokument wyjaśnia, jakie sytuacje mogą uzasadniać modyfikację umowy i w jakim zakresie, zawiera też przykłady zapisów, które można wykorzystać przy tworzeniu umów.

Jak informuje UZP w opracowaniu, umowa na dowóz dzieci do szkół może być zmieniona na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), jeśli spełnione są określone warunki ogólne oraz w specyficznych okolicznościach dotyczących usług transportowych.

Wśród okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmian w umowie UZP wymienia m.in. zmianę liczby uczniów, trasy przejazdu albo terminu świadczenia usług. Podkreśla przy tym, że każda konkretna klauzula wymaga analizy specyfiki zamówienia i dostosowania do indywidualnego przypadku.

Jak wynika z opublikowanego dokumentu, zmiana umowy w ramach zamówienia publicznego, w tym na dowóz dzieci do szkół, jest możliwa, jeżeli została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Wymaga to wykonania przez zamawiającego wcześniejszej analizy ryzyka, uwzględniającej otoczenie zewnętrzne, przedmiot zamówienia, czynniki organizacyjne, prawne, finansowe, okres trwania umowy oraz uwarunkowania rynkowe.

UZP podkreśla, że postanowienia umowne dotyczące zmian muszą być jasne, precyzyjne i jednoznaczne. Powinny określać rodzaj i zakres możliwych zmian (np. termin wykonania, wynagrodzenie, zakres przedmiotu umowy) oraz warunki ich wprowadzenia. Nie mogą natomiast modyfikować ogólnego charakteru umowy, co oznacza, że zmiana nie może prowadzić do zastąpienia zamówionych robót, dostaw lub usług innym przedmiotem lub całkowitej zmiany rodzaju zamówienia, co mogłoby wpłynąć na wynik postępowania.

Jak wyjaśniono w opracowaniu UZP, w kontekście usług dowozu dzieci do szkół potrzeba zmiany umowy może dotyczyć czterech głównych obszarów: przedmiotu lub zakresu, terminu, wynagrodzenia lub osób skierowanych do realizacji zamówienia.

W przypadku zmiany przedmiotu lub zakresu zamówienia w grę może wchodzić na przykład zmiana rozkładów/harmonogramów jazdy, zmiana środka transportu lub czasowe zawieszenie realizacji umowy.

Zmiana rozkładów/harmonogramów jazdy może nastąpić w związku ze zmianą kolejności miejscowości, miejsc odbioru, godzin przejazdów lub liczby dowożonych osób (np. przyjęcie nowych uczniów, skreślenie dziecka, zmiany w szkolnym planie nauczania, dodatkowe zajęcia etc.). W takiej sytuacji zamawiający powinien niezwłocznie przekazać wykonawcy nowy wykaz uczniów i adresów oraz informacje niezbędne do zmienionej usługi. Jak wyjaśnia UZP, jeśli dowóz kolejnego ucznia nie zwiększa liczby kilometrów na dotychczasowej trasie, wynagrodzenie wykonawcy nie ulega zmianie.

Zmiana środka transportu jest z kolei dopuszczalna w przypadku awarii pojazdu wskazanego w ofercie lub innej uzasadnionej sytuacji (np. wycofania pojazdu z eksploatacji). W takiej sytuacji wykonawca jest zobowiązany zapewnić pojazd zastępczy, który musi spełniać wszystkie standardy i przepisy prawa (np. Prawo o ruchu drogowym). Zmiana taka wymaga pisemnej zgody zamawiającego i przedłożenia dokumentów (np. dowodu rejestracyjnego, aktualnych badań technicznych), jednak nie może powodować zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy.

Z kolei czasowe zawieszenie realizacji umowy może być spowodowane okolicznościami nieprzewidzianymi w chwili podpisania umowy, takimi jak czasowe zaprzestanie działalności przez zamawiającego (np. zamknięcie szkoły z powodu powodzi, epidemii, warunków atmosferycznych, awarii, klęsk żywiołowych), gdy wykonanie umowy bez zawieszenia byłoby niecelowe i skutkowałoby niekorzystnymi wydatkami publicznymi.

Jak wynika z opublikowanego przez UZP opracowania, zmiana terminu wykonania zamówienia może być uzasadniona nieprzewidzianymi okolicznościami, takimi jak siła wyższa wpływająca na realizację umowy, z zastrzeżeniem, że nowy termin nie będzie późniejszy niż ustalony maksymalny okres po terminie pierwotnym i nie dotyczy okoliczności, za które odpowiada wykonawca. Strona dotknięta siłą wyższą musi niezwłocznie poinformować drugą stronę na piśmie, wskazując przewidywany czas trwania przeszkody i przedkładając dowody, jeśli okoliczności nie są powszechnie znane.

Zmiana terminu rozpoczęcia realizacji umowy jest możliwa, gdy podpisanie umowy nastąpiło z przyczyn niezależnych od stron w terminie uniemożliwiającym rozpoczęcie świadczenia usługi zgodnie z pierwotnym terminem wskazanym w ofercie wykonawcy i dokumentach zamówienia. Czasowe wstrzymanie usługi może wynikać z nieprzewidywalnych przyczyn, takich jak zamknięcie szkoły z powodu powodzi, epidemii, warunków atmosferycznych, awarii lub innych klęsk żywiołowych.

Zmiana osób skierowanych do realizacji zamówienia, takich jak kierowca autobusu lub opiekun, jest dopuszczalna w przypadku okoliczności niezależnych od wykonawcy, których nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy. Nowy kierowca lub opiekun musi posiadać co najmniej takie samo doświadczenie i kwalifikacje, jak te wykazane w ofercie lub wymagane w postępowaniu. Wykonawca jest zobowiązany złożyć dokumenty potwierdzające te okoliczności, uprawnienia oraz umowę o pracę, zgodną z wymaganiami art. 95 ustawy Pzp.

Zmiana wysokości wynagrodzenia może być związana ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa wprowadzonych po terminie składania ofert, mających wpływ na koszty realizacji usługi (np. Prawo o ruchu drogowym, o transporcie drogowym). Wynagrodzenie zostanie wtedy zmienione o kwotę wynikającą z konieczności dostosowania usługi do nowych regulacji. Zmiana wynagrodzenia jest również możliwa w przypadku zmniejszenia lub zwiększenia zakresu zamówienia, np. z uwagi na modyfikację rozkładów jazdy lub zmianę liczby dzieci, ale tylko w zakresie, w jakim wzrosły lub zmalały koszty wykonawcy. Wynagrodzenie wykonawcy nie może wzrosnąć lub zmaleć o więcej niż ustalony procent całkowitego wynagrodzenia pierwotnie przewidzianego w umowie.

W przypadku czasowego zawieszenia realizacji umowy z powodu nieprzewidzianych okoliczności, takich jak czasowe zaprzestanie działalności przez zamawiającego, zmiana wynagrodzenia jest możliwa tylko w zakresie, w jakim zmaleją koszty wykonawcy, i również nie może przekroczyć ustalonego procentu całkowitego wynagrodzenia.

Zmiana terminu wykonania umowy może wpływać na wysokość wynagrodzenia, ale tylko w zakresie, w jakim wzrosną koszty wykonawcy, z ograniczeniem do ustalonego procentu całkowitego wynagrodzenia. Każda ze stron umowy ma prawo wystąpić z pisemnym wnioskiem o zmianę wynagrodzenia, przedstawiając dowody, takie jak szczegółowa kalkulacja, potwierdzające wpływ zmiany okoliczności. Maksymalna dopuszczalna zmiana wysokości wynagrodzenia całkowitego nie może przekroczyć ustalonego procentu całkowitego wynagrodzenia.

mam/