Eventy odgrywają coraz większą rolę we współczesnym świecie. Przyświecają im różne cele. Niekiedy klienci pragną za ich sprawą promować jakąś ideę, np. instytucje publiczne chcą zachęcić Polaków do badań profilaktycznych. Firmy z kolei traktują imprezy jako jedną ze strategii marketingowych, która ma przyczynić się do zwiększenia rozpoznawalności marki. O ile przedsiębiorstwa zazwyczaj dysponują własnymi środkami finansowymi, o tyle fundacje i instytucje publiczne poszukują sponsorów. Dowiedz się, jak ich pozyskać!

Dlaczego pozyskiwanie sponsorów jest tak ważne?

Pozyskiwanie sponsorów to zagadnienie, które można rozpatrywać z różnych perspektyw. Niekiedy mamy autorską koncepcję eventu, którą pragniemy zrealizować, ale brakuje nam na to pieniędzy. Np. chcemy promować czytelnictwo w swoim mieście poprzez targi książki. Taka impreza dotychczas nie miała miejsca, więc wydaje się niezwykle atrakcyjna. 

Kto może być sponsorem eventu?

Jak pozyskać sponsora na wydarzenie? Przede wszystkim trzeba określić, kto byłby zainteresowany udziałem w evencie. Możemy zwrócić się z prośbą o dofinansowanie do instytucji publicznych takich jak ministerstwo kultury, urząd marszałkowski, urząd miasta czy prezydent miasta. Sponsorów należy szukać także wśród podmiotów prywatnych, w tym lokalnych filantropów i firm, np. drukarni książek.

Co zaproponować sponsorom w zamian za wsparcie finansowe?

Gdy określimy listę potencjalnych sponsorów, musimy zastanowić się, co im zaoferujemy. Instytucje publiczne wspierają inicjatywy prozdrowotne i kulturalne, oczekując jedynie wzmianki na ten temat w materiałach promocyjnych. Z kolei podmioty prywatne chcą odnieść korzyść z tego tytułu. Zależy im na szerszych działaniach promocyjnych, dzięki którym mogą zwiększyć rozpoznawalność swojej marki. 

Z kim skontaktować się ws. sponsorowania imprezy?

Zastanawiasz się, jak pozyskać sponsora? Przede wszystkim musisz skontaktować się z odpowiednią osobą. W firmach zazwyczaj są to przedstawiciele działu marketingu. Możesz im też przesłać prezentację multimedialną, w której przedstawisz koncepcję i ogólny zarys scenariusza imprezy. Zadbaj o to, aby ukazać korzyści, jakie będzie czerpał sponsor z przekazania środków na event. Prezentacja powinna wyglądać profesjonalnie i estetycznie. Istnieją specjalne programy, które w łatwy sposób pozwalają ją “podrasować”.

Zawarcie umowy ze sponsorem

Jeśli dojdziemy do konsensusu i zyskamy aprobatę ze strony sponsora, przystępujemy do zawarcia umowy. Spisujemy w niej zobowiązania obu stron i regulujemy wszystkie najważniejsze kwestie. Dzięki temu dokumentowi zyskamy pewność, że instytucja publiczna/podmiot prywatny pokryje koszty organizowanej przez nas imprezy w deklarowanej wysokości. 

Kim są partnerzy eventu?

Niezwykle ważne jest pozyskiwanie partnerów. Ci, w przeciwieństwie do sponsorów, nie przekazują nam środków finansowych, ale mogą wspierać inicjatywę w sposób niepienieżny. Np. promując nasze wydarzenie na swoich łamach. Dużą popularnością cieszą się patronaty medialne. Lokalne i ogólnokrajowe portale, telewizje i gazety wspominają o evencie za darmo. W zamian zazwyczaj oczekują darmowych wejściówek i swojego logotypu na wszystkich materiałach promocyjnych. 

Z partnerami także zawieramy stosowne umowy. Wszystkie ustalenia staramy się umieścić na piśmie, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Rozliczenie środków i podsumowanie imprezy

Po zakończeniu eventu jesteśmy zobowiązani rozliczyć środki przekazane nam przez sponsorów. Przesyłamy też podsumowanie imprezy do nich oraz do naszych partnerów. Dobrze przeprowadzona współpraca może zaowocować wsparciem przy kolejnych projektach.

Kurs z tworzenia i sprzedaży oferty eventowej

Jeśli zainteresowało Cię pozyskiwanie sponsorów i partnerów, weź udział w szkoleniu “Budowa i sprzedaż oferty eventowej - jak pozyskać klientów, sponsorów i partnerów wydarzeń?”. Kurs poprowadzi praktyk z wieloletnim doświadczeniem. 

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź: https://emtg.pl/przygotowanie-i-sprzedaz-oferty-eventowej/