Cyfrowe zarządzanie dokumentami finansowymi i archiwum firmowe

Rosnąca liczba dokumentów, presja czasu i konieczność zachowania zgodności z przepisami sprawiają, że tradycyjne podejście do dokumentacji przestaje się sprawdzać. Firmy potrzebują uporządkowanych procesów, które zapewnią kontrolę nad kosztami i stały dostęp do danych. Libris wspiera organizacje w przejściu na cyfrowy model pracy, w którym system obiegu faktur oraz centralny system archiwizacji dokumentów tworzą spójne środowisko obsługi informacji, bez chaosu i zbędnych przestojów.

System obiegu faktur jako uporządkowany proces kontroli dokumentów kosztowych

Obsługa faktur to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów w firmie. Każdy dokument kosztowy musi zostać poprawnie zarejestrowany, sprawdzony, zatwierdzony i przekazany do księgowości. W organizacjach opartych na papierze lub ręcznej obsłudze plików pojawiają się opóźnienia, brak wiedzy o statusie dokumentów oraz trudności w kontroli zobowiązań. Skala problemu rośnie wraz z liczbą faktur i zaangażowanych osób. Wdrożony przez Libris Systems system obiegu faktur porządkuje ten proces od momentu wpływu dokumentu do firmy aż po jego archiwizację. Faktury papierowe są skanowane, a dokumenty elektroniczne trafiają bezpośrednio do systemu. Mechanizmy rozpoznawania treści umożliwiają automatyczne odczytanie danych i przypisanie ich do odpowiednich pól. Dzięki temu eliminowana jest potrzeba ręcznego wprowadzania informacji. Każda faktura przechodzi przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji, zgodną z procedurami obowiązującymi w firmie. System przekazuje dokument do kolejnych osób odpowiedzialnych za weryfikację i zatwierdzenie, a użytkownicy otrzymują powiadomienia o oczekujących zadaniach. Na każdym etapie możliwe jest sprawdzenie statusu faktury, historii działań oraz czasu trwania procesu.

System obiegu faktur wspiera również kontrolę finansową. Dokumenty mogą być powiązane z budżetami, projektami lub umowami, co ułatwia analizę kosztów i planowanie wydatków. Dane z faktur są przekazywane do systemów finansowo-księgowych, bez konieczności ich ponownego wprowadzania. Ogranicza to ryzyko błędów i porządkuje przepływ informacji pomiędzy działami. Rozwiązanie umożliwia generowanie zestawień i raportów, które pokazują bieżący stan zobowiązań, terminy płatności oraz obciążenia poszczególnych obszarów działalności. Dostęp do takich danych wspiera decyzje operacyjne i porządkuje współpracę pomiędzy finansami, administracją i zarządem. Libris Systems projektuje system w oparciu o realne procesy klienta. Konfiguracja obejmuje strukturę akceptacji, zakres uprawnień oraz integrację z innymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji. Dzięki temu wdrożenie przebiega bez konieczności reorganizacji pracy zespołów.

System archiwizacji dokumentów jako centralne repozytorium wiedzy firmowej

Wraz z cyfryzacją procesów rośnie znaczenie uporządkowanego przechowywania dokumentów. Faktury, umowy, korespondencja czy dokumenty kadrowe muszą być dostępne przez wiele lat, a jednocześnie chronione przed nieuprawnionym dostępem. Przechowywanie ich w rozproszonych folderach lub archiwach papierowych utrudnia zarządzanie i zwiększa ryzyko utraty danych. System archiwizacji dokumentów oferowany przez Libris Systems umożliwia stworzenie jednego repozytorium, w którym wszystkie pliki są logicznie uporządkowane i opisane. Każdy dokument trafia do odpowiedniej struktury, otrzymuje metadane i zostaje powiązany z procesem, którego dotyczy. Dzięki temu odnalezienie potrzebnej informacji nie wymaga przeszukiwania wielu lokalizacji. Użytkownicy systemu mają dostęp do dokumentów zgodnie z przypisanymi rolami. Uprawnienia określają, kto może przeglądać, edytować lub eksportować dane. Wszystkie operacje są rejestrowane, co porządkuje kontrolę nad dokumentacją i ułatwia spełnienie wymagań formalnych. System wspiera również wersjonowanie plików, dzięki czemu możliwe jest sprawdzenie zmian w czasie.

System archiwizacji dokumentów współpracuje bezpośrednio z rozwiązaniami do obiegu faktur. Dokumenty po zakończeniu procesu trafiają automatycznie do archiwum, bez potrzeby ręcznego zapisywania czy kopiowania plików. Archiwizacja odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami przechowywania, co ułatwia zarządzanie dokumentacją długoterminową. Rozwiązanie wspiera pracę zespołów rozproszonych i zdalnych. Dostęp do archiwum możliwy jest z dowolnego miejsca, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i kontroli dostępu. Pracownicy korzystają z jednej, aktualnej wersji dokumentu, co porządkuje współpracę i ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnych plikach. Libris Systems zapewnia wsparcie na każdym etapie wdrożenia systemu archiwizacji. Obejmuje ono analizę struktury dokumentów, konfigurację repozytorium, migrację danych oraz szkolenia użytkowników. Rozwiązanie jest skalowalne i może obejmować kolejne działy oraz typy dokumentów wraz z rozwojem organizacji. Połączenie systemu obiegu faktur z centralnym archiwum tworzy uporządkowane środowisko pracy, w którym dokumenty są dostępne, zabezpieczone i powiązane z procesami biznesowymi. To podejście wspiera ciągłość działania firmy i porządkuje zarządzanie informacją na każdym etapie jej obiegu.