Zarządzanie firmą, z pewnością nie należy do najłatwiejszych zadań, a wyłonić można niezliczoną ilość obowiązków, które wiążą się z przygotowaniem nowego miejsca pracy. Bardzo istotną kwestią, jest zagwarantowanie odpowiedniej telekomunikacji w biurze. Z uwagi na brak wiedzy w tym temacie i liczbę nowych pojęć, może to dla niektórych stanowić pewien problem. Warto więc przed podjęciem ostatecznej decyzji, zapoznać się nieco z systemami telekomunikacyjnymi.
Telefoniczna centrala – jak można spodziewać się po samej nazwie, jest centralnym punktem telefonicznej sieci firmy. Wspiera zarządzanie wewnętrznym ruchem pomiędzy pracownikami, a także zewnętrznym, czyli wszelkimi połączeniami wychodzącymi oraz przychodzącymi. Nie ma potrzeby, aby dla każdego pracownika, uruchamiana była specjalna linia. Rozwój technologii przyniósł wiele udoskonaleń central telefonicznych. Obecnie, wyróżnia się dwie – centrala IP i centrala analogowa.
W wypadku centrali telefonicznych, główny podział zakłada dwie grupy - centralę analogową oraz IP. Ta pierwsza, to wszystkim doskonale znana tradycyjna linia telefoniczna, gdzie połączenia odbywają się fizycznie, dzięki telefonom i okablowaniu. Dla wielu osób, budzi ona skojarzenia związane z telefonami stacjonarnymi, których częściej używało się kilka lat temu. Mózgiem dowodzącym jest sprzęt, który znajduje się u operatora telekomunikacji. W analogowych centralach, użytkownicy mają możliwość korzystania z podstawowych funkcji. Jest to chociażby poczta głosowa, identyfikacja numerów, czy też przekazywanie i blokowanie połączeń. Ciężko jest doszukiwać się jakichkolwiek dodatkowych możliwości.
Centrala IP, to już bardziej złożona struktura. Połączenie w niej, odbywa się dzięki łączności internetowej. W każdym innym przypadku, połączenie nie będzie możliwe. Jako główne zalety można wymienić przede wszystkim niską cenę, przy jednocześnie dużej mobilności.
Podział telefonii IP wyróżnia jej dwa rodzaje – wirtualną oraz miejscową centralę telefoniczną. W wypadku miejscowej, połączenie odbywa się wirtualnie, dzięki osiągnięciom telefonii IP, a wszystko steruje sprzęt, który znajduje się w biurze. Oznacza to, że dział IT firmy, posiada stały dostęp do serwerów i ma możliwość dowolnej konfiguracji. Wirtualna centrala ma identyczne połączenie z siecią, jak w wypadku miejscowej, natomiast mózgiem centrali są serwery, którymi zarządza operator telefonii IP. Z związku z tym, wszelkie urządzenia znajdują się u operatora, którego pracownicy mogą je serwisować. Klient u siebie, posiada jedynie telefony.
W wypadku centrali IP, żadne okablowanie nie jest potrzebne. Faktem jest, że zmiana analogowej telekomunikacji na IP, będzie wiązała się z zakupem nowego telefonu lub też specjalnej bramki, natomiast będzie to sprzęt, który zdecydowanie zajmuje mniej miejsca. W przypadku obydwu rodzajów telekomunikacji, można wyłonić po kilka zalet.
Jako główną zaletę centrali IP, wyróżnia się bardzo wysoką jakość połączeń. W związku z tym, że są one nawiązywane za pośrednictwem Internetu, mogą być one dwukrotnie lepsze, niżeli w wypadku połączeń standardowych. W odróżnieniu od analogowej telefonii, telekomunikacja IP, gwarantuje sporo dodatkowych możliwości, które dostępne są w panelu użytkownika. Jest to m.in. sekretarka, automatyczny podział połączeń, rozmowy wideo, a także meny głosowe.To także spora oszczędność. Mimo tego, że zakup serwerów wiąże się z dość dużą inwestycją, w dalszej perspektywie, koszty zdecydowanie się zwracają. Stałe, miesięczne rachunki są relatywnie niskie, a opłaty dotyczą tylko wykonywanych połączeń.
Analogowa telekomunikacja, góruje jednak niezawodnością. Kiedy dojdzie do awarii elektryczności, nie ma co martwić się o utratę kontaktu. Mimo tego, że coraz częściej widuje się telefonię IP, wciąż wiele instytucji publicznych, stosuje telefonię analogową. Natomiast to jedyne zalety tego rozwiązania, jakie można wyróżnić.
